"¿Para cuando estará mi coche?" "¿Estará listo mi coche para el [día de la semana]? Salgo de viaje y..." Estas y otras frases similares resuenan a diario en cada taller en España. Y es que el tiempo es oro para todos y pocos conductores están dispuestos a renunciar a disponer de su coche, salvo el tiempo estrictamente necesario...

Como si para el taller no fuera tan o más importante que el paso de cada vehículo por el taller sea sólo el indispensable. Esto es exactamente de lo que trata este post: el tiempo de ciclo y su cálculo. El tiempo de ciclo no es más que el tiempo que conlleva reparar un vehículo —desde que llega al taller hasta que se entrega reparado al cliente—.

Un tiempo de ciclo que es muy importante para todas las partes implicadas en la reparación de un vehículo. Así, la optimización de este periodo es fundamental para clientes, compañías de seguros y talleres y de interés común por sus distintas implicaciones.

Por qué calcular el tiempo de ciclo

En este sentido, tal y como recuedan desde Cesvimap, es interesante integrar el control de este tiempo en la propia gestión del taller, dedicándole esfuerzo para su cálculo, seguimiento y, en caso de ser necesario, implantar acciones para su mejora.

Gestionar esta variable requiere una correcta medición; para ello, es necesario fijar unos índices sencillos de obtener e interpretar, y que proporcionen precisión e información. El primer paso para definir estos índices es concretar el ciclo de la reparación, estableciendo unos límites que permitan su acotación precisa.

En los talleres de reparación se inicia con la recepción del vehículo, y finaliza con su entrega, de vuelta al cliente. Y, dentro de este periodo, coexisten varios subciclos: el que va desde la recepción del vehículo hasta el inicio de la reparación, en el área de carrocería y de pintura, la gestión del recambio, la preparación para la entrega... El análisis individual de cada uno de ellos nos aportará una información valiosa sobre las posibilidades de mejora.

Cómo calcular el tiempo de ciclo

Para calcular el tiempo de ciclo, hay que realizar un recuento del número de vehículos que se encuentran en el taller al final de cada jornada, dividiéndolo por el número de reparaciones que se hacen diariamente de media (el número de reparaciones totales en un mes entre el número de días trabajados en ese periodo).

Veámoslo con un ejemplo: si hay 50 vehículos al final de una jornada cualquiera, y somos capaces de efectuar 5 reparaciones diarias, nuestro tiempo de ciclo será de 10 días por reparación. Así, el valor diario de este cálculo dependerá, principalmente, de la planificación del taller.

Con una programación continua, en la que se recepcionan todos los días de la semana un número similar de vehículos, obtendremos un valor constante.

Por otro lado, si el número de entradas diarias no es constante –por ejemplo, una planificación semanal en la que se concentra la mayoría de recepciones los primeros días de la semana–, obtendremos valores distintos de lunes a viernes. En este caso, puede ser útil calcular el valor medio de una semana para obtener un dato representativo.

Las herramientas digitales ayudan

La mejor opción para obtener este índice es confiar en el sistema informático de gestión de nuestro taller. La mayoría de ellos dispone de funciones para un cálculo automático del tiempo de ciclo, con filtros en función del tipo de cliente, marca del vehículo o tipo de reparación, entre otros.

En este sentido, resulta conveniente separar las reparaciones de vehículos que pueden circular de los que no. Conocer el tiempo de estos últimos es igualmente interesante, pero su valor dependerá de diferentes circunstancias ajenas a la gestión del taller.

La única precaución en el uso del sistema informático es asegurarse de que siempre se introducen correctamente las fechas de recepción y entrega de cada reparación, y el resto de los datos que queramos emplear como filtro en su cálculo. Si los datos registrados en el sistema no son exactos, los resultados tampoco lo serán, y no reflejarán la situación real del taller.

Tiempo medio de estancia en el taller

En un taller de chapa y pintura en España, el tiempo medio de estancia de un automóvil para su reparación es, aproximadamente, de 9 a 10 días, un dato que podría emplearse para evaluar la  situación particular de cada negocio de reparación y la necesidad o no de mejora.

No obstante, no tiene en cuenta la magnitud de las reparaciones más frecuentes. De este modo, el tiempo de ciclo no debería ser el mismo en una pequeña intervención –una o dos piezas–, que en un repintado completo o una reparación en bancada. El tipo de reparación más frecuente en el taller marcará su tiempo medio.

Por ello, es conveniente incluir en esta medición una variable que contemple la magnitud de las reparaciones. Esto puede hacerse con un índice que represente las horas que el taller es capaz de facturar al día en cada orden de trabajo. Ello informa sobre el ritmo de producción por orden, y puede calcularse dividiendo el tiempo medio facturado por reparación por el de ciclo.

Por ejemplo, si un taller factura una media de 10 horas por reparación, y su tiempo de ciclo es de 10 días, es capaz de producir una media de una hora de facturación/día en cada reparación. Este índice da una idea bastante aproximada de los días necesarios para completar una reparación en concreto, teniendo en cuenta, únicamente, las horas a facturar en ella.

Esto resulta muy útil para determinar la fecha prevista de entrega, y estimar las necesidades de vehículos de cortesía o de sustitución, entre otros aspectos –si bien es absolutamente necesario disponer antes de la peritación, o del presupuesto completamente terminado–.

Vehículos en espera

Unos valores bajos de este índice no indican que el taller está produciendo menos de lo debido. Más bien, significa que durante la mayor parte de la estancia de los vehículos en el taller no se está trabajando en ellos. Es decir, se encuentran esperando a que llegue su turno en algún paso de la cadena de producción.

A algunos talleres les gusta esta situación porque les da seguridad que haya siempre un exceso de trabajo en curso en sus instalaciones; de esta manera, se reduce el riesgo de paro en los medios productivos por falta de vehículos listos para trabajar, y la planificación de la producción es menos sensible a imprevistos.

Sin embargo, esto tiene su lado negativo: no será del agrado del cliente. Además, supone un incremento del coste si ofrecemos coches de cortesía o sustitución. Y gestionar de esta forma la agenda del taller conlleva un elevado tiempo de ciclo y, por tanto, excesivo número de días de estancia de los vehículos.

De esta forma, si en el ejemplo antes expuesto podemos reducir el trabajo en curso a 25 vehículos en el taller, el tiempo de ciclo será de 5 días, y tendremos que invertir dos horas de media al día en cada reparación.

La importancia de la planificación

No obstante, todo esto sólo será posible con una minuciosa planificación del taller, recepcionando cada día un número similar de vehículos que no exceda su capacidad de producción diaria y que, además, proporcionen la carga de trabajo necesaria para asegurar una plena ocupación de chapistas, pintores y cabina de pintura.

Si te preocupa productividad de tu taller, en este otro post te ofrecemos algunas claves para incrementarla. De igual forma, en este otro post te explicamos cómo RCT de PPG te ayuda a mejorar tu competitividad y rentabilidad.